Ao lidar com um evento que contará com um grande número de pessoas em um mesmo local, além de coordenar equipes, fornecedores, apoiadores e patrocinadores, é quase certo que imprevistos e surpresas ocorrerão. Embora seja praticamente impossível realizar um evento 100% perfeito, tomar certos cuidados no planejamento pode reduzir significativamente a probabilidade de contratempos. Neste texto, destacamos erros comuns que você deve evitar para garantir o sucesso do seu evento.
1 - Estabelecer Cronogramas Irreais
Ter uma noção precisa do tempo é fundamental para a organização de eventos bem-sucedidos. Seja na fase pré-evento, como campanhas de marketing e escolha de locações, ou durante a programação, o tempo desempenha um papel crucial. Atrasos na divulgação podem impactar negativamente o número de inscrições, enquanto uma grade de programação irrealista causa estresse nos participantes, reduzindo o engajamento e a satisfação.
2 - Estourar o Orçamento
Esse é um dos erros mais evidentes no planejamento de eventos. Alocar recursos de forma criteriosa é indispensável, assim como considerar possíveis imprevistos que possam gerar custos adicionais. Além disso, avalie se as cotas de patrocínio ou o orçamento aprovado pela chefia são suficientes para cobrir todas as despesas planejadas. Solicitar mais recursos posteriormente pode prejudicar sua imagem como gestor.
3 - Não Realizar Vistorias na Locações
Se o evento for realizado em uma locação nova, é imprescindível verificar se o que foi prometido será entregue no dia do evento. Realizar uma vistoria presencial — ou contar com suporte para isso, no caso de locações em outras cidades — pode evitar surpresas desagradáveis, como internet instável, salas de conferências inadequadas ou problemas de acessibilidade.
4 - Não Confirmar Serviços ou Produtos
Tenha fornecedores de confiança, como eles geralmente atendem vários clientes simultaneamente, é essencial que você possa confiar na excelência do produto. Por isso, confirmar previamente a prestação de serviços ou a entrega dos materiais é de extrema importância. Sempre que possível, registre essas confirmações por e-mail para garantir um histórico documentado. Assim, a chance de imprevistos será significativamente reduzida.
5 - Ignorar Novas Tecnologias
As tecnologias modernas, especialmente as soluções mobile, revolucionaram a gestão de eventos. Ferramentas integradas são indispensáveis para reduzir custos, eliminar filas e proporcionar uma experiência otimizada tanto para os organizadores quanto para os participantes. Avalie suas prioridades e escolha a tecnologia que melhor se adapte às necessidades do seu evento e ao seu orçamento.
Planejar e executar um evento de sucesso requer atenção aos detalhes, flexibilidade e o uso das ferramentas certas. A 55PASS é a solução ideal para quem deseja otimizar cada etapa da gestão de eventos, desde o credenciamento até a experiência do participante.